Korzyści wykraczające poza formalne wymogi
Najczęściej wymienia się skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni, brak konieczności archiwizacji papierowej oraz automatyczny dostęp do faktur przez 10 lat. W praktyce jednak potencjał KSeF jest szerszy. Firmy, które już dziś zintegrują swój system ERP z KSeF, zyskają możliwość pełnej automatyzacji księgowania, eliminacji błędów w danych kontrahenta czy uniknięcia duplikatów dokumentów. Przykład: średnia spółka handlowa, która dotąd zatrudniała trzech pracowników do ręcznego wprowadzania faktur zakupowych, po wdrożeniu integracji z KSeF przenosi ten proces w całości na oprogramowanie OCR i API, a pracownicy mogą skupić się na kontroli jakości danych i analizach kosztowych.
Wyzwania technologiczne i organizacyjne
Najpoważniejszym wyzwaniem będzie dostosowanie systemów finansowo-księgowych do nowego trybu pracy. W dużych firmach wymaga to integracji ERP z KSeF poprzez dedykowane moduły lub middleware obsługujący komunikację przez API. W mniejszych – konieczne będzie skorzystanie z prostych aplikacji oferowanych przez biura rachunkowe lub producentów oprogramowania księgowego.
Warto przy tym pamiętać o aspektach bezpieczeństwa: dostęp do KSeF jest możliwy wyłącznie po uwierzytelnieniu (np. podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub tokenem systemowym), a nadawanie uprawnień w firmie wymaga ustalenia, kto może wystawiać faktury, a kto tylko je pobierać.
Zmiany w procesach biznesowych
KSeF wymusza rewizję dotychczasowych procedur. Jeśli faktury są wystawiane tuż przed wysyłką towaru, trzeba będzie uwzględnić, że dokument trafi do kontrahenta dopiero po przejściu przez system. W branżach o dużej rotacji zamówień (np. e-commerce, logistyka) może to oznaczać konieczność wydzielenia fakturowania jako osobnego etapu, aby uniknąć opóźnień.
Przykład: firma transportowa, która wystawia kilkadziesiąt faktur dziennie z różnych oddziałów, wdraża centralny punkt fakturowania online, tak by wszystkie dokumenty trafiały do KSeF w czasie rzeczywistym, niezależnie od lokalizacji pracowników.
Scenariusze awaryjne
Ustawodawca przewidział tryb offline w przypadku awarii systemu lub braku dostępu do internetu. W takim przypadku fakturę można wystawić poza KSeF, a następnie wprowadzić ją do systemu w ciągu 7 dni od ustania problemu. W praktyce oznacza to konieczność przygotowania procedur awaryjnych – np. szablonów faktur offline oraz harmonogramu ich późniejszego wprowadzania. Dla firm działających w branżach, gdzie czas reakcji jest kluczowy (np. budownictwo, usługi serwisowe), takie procedury muszą być przetestowane jeszcze przed wejściem obowiązku.
Przygotowanie krok po kroku
Dobrą praktyką jest rozpoczęcie od audytu obecnego procesu fakturowania. Należy zidentyfikować, skąd pochodzą dane do faktury, kto ją zatwierdza, w jaki sposób trafia do klienta i do archiwum. Następnie warto:
- Wybrać model integracji z KSeF (moduł ERP, aplikacja chmurowa, API).
- Przeszkolić personel w zakresie nowych procedur i uprawnień.
- Przetestować przesyłanie faktur w środowisku testowym KSeF (tzw. sandbox).
- Opracować scenariusze awaryjne.
- Wdrożyć stały monitoring poprawności przesyłanych dokumentów.
Podsumowanie
KSeF to nie tylko obowiązek narzucony przez ustawodawcę, ale także szansa na uporządkowanie procesów finansowych w firmie. Ci, którzy podejdą do wdrożenia strategicznie, mogą nie tylko spełnić wymogi prawa, ale też zyskać przewagę operacyjną – szybszy obieg dokumentów, lepszą kontrolę nad danymi i mniejsze koszty obsługi. Największym ryzykiem będzie zwlekanie z przygotowaniami do ostatniej chwili – im później firma zacznie, tym większe ryzyko paraliżu w momencie wejścia obowiązku w życie.
Artykuł stworzony we współpracy z 360księgowość
