Elektroniczny obieg dokumentów – jak go wdrożyć szybko i skutecznie?
Elektroniczny obieg dokumentów jest nowoczesną koncepcją, która cieszy się ogromnym zainteresowaniem w ostatnich latach. Firmy i organizacje słusznie widzą w niej ułatwienie swojej codziennej pracy z dokumentacją, oszczędność czasu i pieniędzy oraz usprawnienie przepływu dokumentów, informacji i danych. Elektroniczny obieg dokumentów jest realizowany za pomocą specjalistycznego oprogramowania dla biznesu – systemu zarządzania dokumentami (DMS).
Dlaczego elektroniczny obieg dokumentów?
O zaletach elektronicznego obiegu dokumentów nie trzeba dziś przekonywać żadnego świadomego przedsiębiorcy. Korzyści płynące z jego wdrożenia są bowiem niezaprzeczalne. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala znacznie szybciej, sprawniej i bezbłędnej procesować firmową dokumentację, sprzyja lepszej organizacji codziennej pracy oraz minimalizuje ryzyko błędów, pominięć i opóźnień. Przynosi także oszczędności w postaci m. in. mniejszego zużycia materiałów papierniczych, tuszu i infrastruktury do drukowania.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów jest bardzo doceniane także przez pracowników, którzy zyskują solidne wsparcie w procesie zarządzania i procesowania firmowej dokumentacji. System DMS prowadzi ich bowiem niejako „za rękę”, pomagając w nadawaniu dokumentom właściwego obiegu oraz kontrolując uprawnienia dostępu do poszczególnych plików. Także poziom bezpieczeństwa przechowywanych w organizacji danych ulega znaczącej poprawie – system DMS pozwala odgórnie nadawać poszczególnym użytkownikom odpowiednie uprawnienia, dzięki czemu firma znacząco ogranicza ryzyko ich wycieku poza organizację i dotkliwych strat finansowych.
Platforma low-code a elektroniczny obieg dokumentów Elektroniczny obieg dokumentów pozostałby jedynie koncepcją, gdyby nie rozwój nowoczesnych technologii. To właśnie dzięki niemu możliwe stało się stworzenie specjalistycznego oprogramowania biznesowego, które pozwala na sprawne korzystanie ze wszystkich udogodnień i usprawnień, jakie gwarantuje korzystanie z dokumentów elektronicznych. System zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System) to nowoczesne rozwiązanie informatyczne, którego wdrożenie powinna rozważyć każda współczesna firma. Powodzenie całego przedsięwzięcia zależy jednak od wyboru odpowiedniego oprogramowania, czyli takiego, które będzie opierało się na nowoczesnych, wysokiej klasy technologiach, przeznaczonych do profesjonalnego zastosowania w biznesie.
Jeśli jednak firma wdrażająca elektroniczny obieg dokumentów planuje kompleksową strategię cyfrowej transformacji i zamierza wdrażać kolejne narzędzia digitalizujące i automatyzujące jej procesy biznesowe, lepszym wyborem niż zwykły system DMS będzie platforma low-code. To narzędzia, które jako jedyne skutecznie łączą w sobie funkcjonalność z zakresu zarządzania dokumentami, workflow oraz automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowymi. Działając w oparciu o digitalizację, automatyzację oraz mechanizmy workflow, platformy niskokodowe pozwalają współczesnym organizacjom w skuteczny sposób realizować strategię cyfrowej transformacji. W swojej pracy wykorzystują ponadto elementy sztucznej inteligencji (AI), uczenia maszynowego (ML), OCR, Robotic Process Automation (RPA), podpis cyfrowy oraz wiele innych innowacyjnych technologii i mechanizmów, które finalnie pozwalają firmom na zdobycie i utrzymanie przewagi konkurencyjnej.
