Elektroniczny obieg dokumentów to innowacyjne rozwiązanie, które rewolucjonizuje zarządzanie firmową dokumentacją. Dzięki automatyzacji procesów i eliminacji papierowej biurokracji, pozwala zaoszczędzić czas, zmniejszyć koszty i usprawnić działanie kluczowych obszarów w przedsiębiorstwie. Sprawdź, w jakich obszarach firma może zyskać najwięcej, wdrażając odpowiedni system EOD.
Dlaczego warto wdrożyć EOD w swojej firmie?
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) w firmie, to krok w stronę nowoczesności, efektywności i zgodności z obowiązującymi przepisami.
EOD nie tylko eliminuje czasochłonne procesy związane z ręcznym przetwarzaniem dokumentów, ale także wprowadza automatyzację i transparentność, co przekłada się na oszczędność czasu, redukcję kosztów i zwiększenie bezpieczeństwa danych.
Dzięki cyfryzacji dokumentacji można szybciej podejmować decyzje, unikać błędów oraz lepiej zarządzać zasobami firmy.
Jakie obszary usprawnia elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów usprawnia wiele procesów w firmie, poprawiając organizację pracy, eliminując zbędne opóźnienia i zwiększając efektywność działania na każdym etapie zarządzania dokumentacją, sprawdza się m.in. w takich obszarach jak:
Faktury i księgowość – EOD przyspiesza procesy związane z fakturowaniem i księgowaniem. System automatycznie obsługuje faktury zgodnie z obowiązkiem KSeF, wspiera windykację i zarządzanie środkami trwałymi. Dzięki raportom można śledzić koszty i zyski w czasie rzeczywistym.
HR i kadry – wnioski urlopowe, delegacje, zgłoszenia pracowników czy ewidencja czasu pracy – wszystkie te procesy mogą być zautomatyzowane i łatwo dostępne w jednym systemie. Elektroniczny obieg dokumentów w HR upraszcza rekrutację, onboarding oraz bieżące zarządzanie danymi personalnymi.
Administracja i logistyka – zarządzanie umowami, dokumentami transportowymi czy zleceniami to kolejny obszar, w którym EOD przynosi realne korzyści. Systemy pozwalają na śledzenie statusu dokumentów i przypomnienia o ważnych terminach, co eliminuje ryzyko opóźnień.
Sprzedaż i obsługa klienta – EOD wspiera szybkie zatwierdzanie ofert, umów i zamówień, co przekłada się na lepszą obsługę klienta i szybsze realizowanie zleceń. Automatyzacja tych procesów pozwala skupić się na budowaniu relacji z klientami, zamiast na wypełnianiu papierowych dokumentów.
Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami – dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów można lepiej chronić dane, unikając ich utraty lub dostępu osób nieuprawnionych. Systemy EOD są zgodne z takimi regulacjami jak RODO czy KSeF, co daje pewność, że wszystkie procedury będą przeprowadzone zgodne z prawem.
EOD w księgowości – rewolucja w fakturowaniu i rozliczeniach
Elektroniczny obieg dokumentów w księgowości usprawnia procesy fakturowania poprzez automatyzację obsługi dokumentów finansowych, takich jak faktury kosztowe, sprzedażowe czy korekty.
Dobrze dobrany system EOD, jak np.: V-Desk od Primesoft pomaga zoptymalizować wszystkie działania płacowo-księgowe, a dodatkowo zaplanować obieg faktur w przedsiębiorstwie. Cennymi funkcjami są również możliwość integracji z KSeF, monitorowanie statusów płatności i zarządzanie środkami trwałymi.
W V-Desk istnieją również moduły dedykowane działaniom windykacyjnym, które ułatwiają proces odzyskania należności i Power BI, który odpowiada za wizualizację danych i tworzenie interaktywnych raportów, co wspiera podejmowanie strategicznych decyzji w organizacji.
EOD w HR i kadrach – nowoczesne rozwiązania dla efektywnej pracy zespołu
Elektroniczny obieg dokumentów wspomaga również pracę kadr i działu HR w przedsiębiorstwie. Dzięki systemowi EOD, można efektywnie zarządzać obiegiem informacji oraz dokumentacją z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa.
W systemie V-Desk Primesoft dodatkowe moduły umożliwiają ewidencjonowanie czasu pracy, zarządzanie urlopami i obsługę delegacji pracowników. Ogromnym wsparciem w procesach HR jest również moduł wspierający proces rekrutacyjny, który automatyzuje powtarzalne zadania i pomaga odkryć potencjał i kompetencje pracowników.
Z kolei, aplikacja Kudos umożliwia pracownikom organizacji wzajemnie nagradzać się za osiągnięcia, co wpływa na budowanie pozytywnej atmosfery w zespole, a moduł Sygnalista tworzy bezpieczną przestrzeń dla przekazywania i obsługiwania anonimowych zgłoszeń o niepożądanych sytuacjach w organizacji.
